سياسات 

أولاًـ سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات 

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات لجمعية أصدقاء القلب الخيرية على أعضاء مجلس إدارة الجمعية والمسئول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسئولياتهم وتتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب ، كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤلياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها . 

تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسئولية . 

النطاق : 

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية ، وبدون أي استثناء . ويمكن أيضاً لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات . 

المخالفات : 

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة . وتشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي : ـ 

* السلوك غير القانوني ( بما في ذلك الرشوة أو الفساد ) أو سوء التصرف . 

* سوء التصرف المالي ( بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة ، إساءة استخدام الأشياء القيمة ـ عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة ) . 

* عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح ( مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية ) . 

* إمكانية الاحتيال ( بما في ذلك إضاعة ، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية ) . 

* الجرائم الجنائية المرتكبة أو التي يتم ارتكابها أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها . 

* عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة . 

* الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة . 

* الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية . 

* التلاعب بالبيانات المحاسبية . 

* تهديد صحة الموظفين وسلامتهم . 

* انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي . 

* سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية . 

* مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه . 

الضمانات : 

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك . وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن يتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطيء.

من أجل حماية المصحلة الشخصية للمبلغ فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك ، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك . وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة ـ ولكن في حالات معينة ـ يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ ومنها علي سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة . كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر . ويتوجب عليه أيضاً عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ . كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسية . 

إجراءات الإبلاغ عن مخالفة :

* يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه . 

* على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية . 

* يتم تقديم البلاغ خطياً ( وفقاً للنموذج المرفق ) عن طريق : 

ـ العنوان البريدي : جمعية أصدقاء القلب الخيرية ـ جدة ـ صندوق بريد 10178 الرمز البريدي 21433 , 

أو البريد الالكتروني : h-f-s2010@hotmail.com

معالجة البلاغ :

يعتمد الاجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها . إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي . ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ : 

* تقوم لجنة التطوير والمتابعة عند استلام البلاغات بإطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي للجمعية ( إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير ) على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ . 

* يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذ . ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق . 

* يتم تزويد مقدم البلاغ خلال 10 أيام بإشعار البلاغ ورقم هاتف للتواصل . 

* إذا تبين أن البلاغ غير مبرر ، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي . ويكون هذا القرار نهائياً وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ . 

* إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة يتم إحالة البلاغ إلى مجلس الإدارة للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة . 

* ترفع لجنة التطوير والمتابعة توصياتها لرئيس المجلس للمصادقة والاعتماد . 

* يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات وقانون العمل الساري المفعول . 

* متى كان ذلك ممكنا ، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه ومع ذلك لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر . 

* تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة ، ولكنها لا تضمن أن ينسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ . 

نموذج إبلاغ عن مخالفة :

معلومات مقدم البلاغ ( يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته ) 

الاسم :                                                                الإدارة :                                                                                     رقم الهاتف :                                            البريد الالكتروني : 

الدور الوظيفي :                                                 صندوق البريد : 

 

معلومات مرتكب المخالفة : 

الاسم :                                                           الإدارة :                                                                      الدور الوظيفي :                                                            رقم الهاتف : 

معلومات الشهود : ( إن وجدوا . وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد ) . 

الاسم :                                                            الإدارة :                                                                     الدور الوظيفي :                                                            رقم الهاتف :

التفاصيل :

طبيعة ونوع المخالفة .

 

 

تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم بها :                                                                                مكان حدوث المخالفة :

 

بيانات أو مستندات تثبت ارتكاب المخالفة :                                                         

 

أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة :

 

أية معلومات أو تفاصيل أخرى  : 

 

تاريخ تقديم البلاغ :                                                                                                                          التوقيع :  

 

ثانياً ـ سياسة تعارض المصالح للجمعية : 

1 ـ تمهيد : 

 تحترم جمعية أصدقاء القلب الخيرية خصوصية كل شخص يعمل لصالحها وتعد ما يقوم به من تصرفات خارج إطار العمل ليس من اهتمامها ، إلا أن الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناء ممارسة أي أنشطة اجتماعية ، أو مالية أو غيرها قد تتداخل بصورة مباشرة أو غير مباشرة مع موضوعيته أو ولائه للجمعية مما قد ينشأ معه تعارض في المصالح . 

* تؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلة في النزاهة والعمل الجماعي والعناية والمبادرة والإنجاز ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية لتعزيز تلك القيم وحمايتها وذلك لتفادي أن تؤثر المصلة الشخصية أو العائلية أو المهنية لأي شخص يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية أو أن يتحصل من خلال تلك المصالح على مكاسب على حساب الجمعية . 

2 ـ نطاق وأهدات السياسة :

* مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية الت تحكم تعارض المصالح ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية واللائحة الأساسية للجمعية تأتي هذه السياسة استكمالاً لها دون أن تحل محلها . 

* تطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة ومديري الجمعية التنفيذيين وجميع موظيها ومتطوعيها . 

* يشمل تعارض المصالح مايتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم ويشمل هؤلاء الزوجة ، الأبناء ، الوالدين ، الأشقاء ، أو غيرهم من أفراد العائلة . 

* تعد هذه السياسة جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارات تعيين أو عقود عمل . 

* تضمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة . 

* تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي تنشأ بسبب عدم الإفصاح . 

3 ـ مسئوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح :

* إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسية لمجلس الإدارة . 

* يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف أحد لجانه المنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان . 

* لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية فيما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح وتكون صلاحية القرار مع المسئول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية . 

* يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطته التقديرية أن يقرر ـ بشأن كل حالة على حدة ـ الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة أو الذي قد ينشأة في سياق عمله مع الجمعية سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو مصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية . 

* عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة واتبعاع الإجراءات المنظمة لذلك. 

* لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها . 

* مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة . 

* يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ . 

* يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها . 

4 ـ حالات تعارض المصالح . 

* لا يعني وجود مصلحة لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية قيام تعارض في المصالح بين الطرفين ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً أو يتخذ قراراً أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية ويتكون لديه في نفس الوقت إما مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الراي أو القرار أو التصرف إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاك للسرية وإساءة لاستعمال الثقة وتحقيق لمكاسب شخصية وزعزعة للولاء للجمعية . 

* هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطي جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الأمثلة على حالات التعارض ما يلي : ـ 

* ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانه أو أي من موظفي الجمعية مشاركاً في أو له صلة بأي نشاط أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية . 

* ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف . أو توقيع عقود معهم .

* قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال الاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية . 

* من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية . 

* الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح . 

* الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية أو تبحث عن التعامل مع الجمعية . 

* إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبر ملكاً خاصاً للجمعية والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة ولو بعد تركه الخدمة . 

*قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أو جهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العوض أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح . 

*  تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها . 

* قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته . 

* استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أن يظهر تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً كاستغلال أوقات دوام الجمعية أو موظفيها أو معداتها أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها أو إساءة استخدام المعلومات المتحصلة من خلال علاقة الشخص بالجمعية لتحقيق مكاسب شخصية أو عائلية أو مهنية أو أي مصالح أخرى .

5 ـ الالتزامات .

 عل كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي : ـ

* الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية . 

* الالتزام بقيمة العدالة والنزاهة والمسئولية والأمانة وعدم الحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصلحة الجمعية . 

* عدم الاستفادة بشكل غير قانوني مادياً أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعية . 

* تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك . 

* تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح السنوي . 

* الإفصاح لرئيسة المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية . 

* الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو عن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية .

* تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح في جال وجوده أو في حال طلب الجمعية بذلك . 

6 ـ متطلبات الإفصاح : ـ 

يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية حيثما انطبق والحصول على موفقتها في كل حالة حيثما اقتضت الحاجة سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا : 

* يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية سواء كانت داخل المملكة أو خارجها . 

* يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد اسرهم ( الوالدان ـ الزوجة ـ الزوجات ـ الزوج ـ الأبناء ـ البنات ) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها . 

* يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح وربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوماً من تغيير الوظيفة كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسئولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام . 

* يعرِض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسئول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقاً لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية . 

7 ـ تقارير تعارض المصالح : ـ 

* تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى لجنة الإشراف والمتابعة . 

* ـ تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى إدارة الجمعية . 

* يقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية التي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس ـ حال طلب رئيس مجلس الإدارة ـ ويضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية . 

* تصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريراً سنوياً يعرض على مجلس الإدارة يوضح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها . 

حيث إن هذه السياسة تعد جزءا لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها فإنه لا يجوز مخالفة أحكامها والالتزامات الواردة بها . 

8 ـ تعهد وإقرار .

أقر وأتعهد أنا ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ وبصفتي ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ بأنني قد اطلعت على سياسة تعارض المصالح الخاصة بجمعية أصدقاء القلب الخيرية  وبناءً عليه أوافق وأقر وألتزم بما فيها وأتعهد بعدم الحصول على أي مكاسب أو أرباح شخصية بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعي كعضو مجلس إدارة أو موظف في الجمعية وبعدم استخدام اي معلومات تخص الجمعية أو أصولها أو مواردها لأغراضي الشخصية أو أقاربي أو أصدقائي أو استغلالها لأي منفعة أخرى . 

التوقيع : ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

التاريخ :              /                 /  

الموافق :              /                /  

 

نموذج إفصاح مصلحة 

هل تملك أي مصلحة مالية في أي جمعية أو مؤسسة ربجية تتعامل مع الجمعية ؟ .

نعم 

لا  

هل يملك أي فرد من أفراد عائلتك أي مصلحة مالية في أي جمعية أو مؤسسة ربحية تتعامل مع الجمعية ؟ . 

نعم 

لا 

في حالة الإجابة بنعم على أي من الأسئلة السابقة فإنه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بتملك أي عمل تجاري أو وجود مصلحة مالية في أي أعمال تجارية من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك . 

اسم النشاط نوع النشاط المدينة  رقم السجل أو رخصة العمل هل حصلت على موافقة الجمعية  هل ترتبط الشركة بعلاقة عمل مع الجمعية  المصحة المالية الإجمالية %
             
             

هل تتقلد منصبا ( مثل منصب عضو في مجلس الإدارة أو لجنة أو أي جهة أخرى ) أو تشارك في أعمال أو أنشطة أو لديك عضوية لدى أي جهة أخر غير الجمعية ؟ . 

نعم 

لا 

هل يتقلد أي من أفراد أسرتك ( الوالدان / الزوجة / الزوجات / الزوج / الأبناء والبنات ) منصباً في الجمعية أو يشارك في أعمال وأنشطة أو لديه عضوية في أي جهة أخرى غير الجمعية ؟. 

نعم 

لا 

في حالة الإجابة بنعم علي أي من الأسئلة السابقة فإنه يجب عليك الإفصاح عن التفاصيل الخاصة بشغل أي منصب و / أو المشاركة في أي أعمل خارجية ( مع شركاء الجمعية ، الحكومة أو القطاع الخاص ) من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك . 

اسم الجهة                                           نوع الجهة                                                     المدينة  

  هل ترتبط الجهة بعلاقات عمل مع الجمعية ؟ .

   هل حصلت على موافقة الجمعية   ؟ .

    صاحب المنصب   :                                        

    المنصب :               

   هل تتحصل على مكاسب مالية نظير توليك هذا المنصب ؟ .      

هل قدمت لك أو لأي من أفراد عائلتك هدية أو أكثر من جهة خارج الجمعية ولها صلة حالية أو مستقبلية بالجمعية سواء قبلتها أم لم تقبلها ؟ .

نعم

لا  في حالة الإجابة بنعم عن السؤال السابق فإنه يجب عليك الإفصاح عن تفاصيل الهدية عند قبولها من قبلك أو من قبل أي من أفراد عائلتك . 

 

اسم مقدم الهدية :                                         الجهة :                                                     تاريخ تقديم الهدية : 

هل قبلك الهدية ؟ .                                         هل ترتبط الجهة بعلاقة عمل مع الجمعية ؟ . 

نوع الهدية :                                                     قيمة الهدية التقديرية :  

أقر أنا الموقع على أدناه أن جميع المعلومات أعلاه محدثة وصحيحة ومتماشية مع سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية . 

الاسم :

المسمى الوظيفي : 

التاريخ :

التوقيع :    

ثالثاً : سياسة خصوصية البيانات : ـ 

مقدمة : 

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح جمعية أصدقاء القلب الخيرية ( ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين ) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين 

والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سوضح . كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصحلة . 

النطاق : 

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح جمعية أصدقاء القلب الخيرية سواء كانوا أعضاء  مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو مستشارين أو متطوعين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية .

البيانات : 

البيانات هنا تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تقدم للجمعية سواء من المتطوعين ، المانحين ، المتبرعين ، أو المستفيدين من خدمات الجمعية . 

الضمانات : 

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني . 

تضمن جمعية أصدقاء القلب مايلي : ـ 

* أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر . 

* لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم . 

* لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواستطها أو بواسطة أي جهة أخرى دون إذنهم . 

* أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية . 

* أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية .     

خصوصية بياناتك : 

نشكرك أيها الزائر الكريم على زيارتك لموقعنا على الإنترنت ونتعهدد لك بالمحافظة على خصوصية بياناتك التي تزودنا بها من خلال الموقع . كما نلتزم لك بتوضيح سياستنا المتعلقة بخصوصية بياناتك وهي كما يلي : ـ 

* من حقك معرفة كيفية استخدام البيانات التي تشاركنا مع موقعنا الالكتروني .

* نلتزم بحماية حقوق جميع الزوار ومستخدمي هذا الموقع ونلتزم بالحفاظ على سرية البيانات وقد أعددنا سياسة الخصوصية هذه للإفصاح علن النهج الذي نتبعه في جمع البيانات ونشرها على هذا الموقع الإلكتروني . 

* نؤكد لك أن خصوصيتك تشكل لنا أولوية كبرى ، وسوف لن نستخدم تلك البيانات إلا بالطريقة الملائمة للحفاظ على خصوصيتك بشكل آمن . 

* نؤكد لك أيضاً  أن الموقع لا يمارس أي أنشطة تجارية . 

* لا نقوم نهائياُ باستخدام بيانات المستخدمين الشخصية مع أي جهة تجارية باستثناء ما يتم الإعلان عنه للمستخدم الكريم وبعد موافقته على ذلك . 

* لا نقوم نهائياً باستخدام بيانات المستخدمين الكرام بإرسال رسائل ذات محتوى تجاري أو ترويجي . 

* قد نستخدم البيانات المسجلة في الموقع لعمل الاستبيانات وأخذ الآراء بهدف تطوير الموقع وتقديم تجربة استخدام أكثر سهولة وفاعلية للزوار والمستخدمين الكرام . كما يمكننا من التواصل معكم عند الحاجة في حالة رغبتكم

في الاطلاع على ما يستجد من المشاريع والأعمال الخيرية التي تقوم بها الجمعية حيث تساعدنا هذه البيانات في التواصل معك والإجابة عن استفساراتك ، وتنقيذ طلباتك قدر الإمكان . 

* لا تقوم الجمعية بمشاركة هذه البيانات مع أطراف خارجية إلا إذا كانت هذه الجهات لازمة في عملية استكمال طلبك ، ما لم يكن ذلك في إطار بيانات جماعية تستخدم للأغراض الإحصائية والأبحاث ، دون اشتمالها على أية بيانات 

من الممكن استخدامها للتعرف بك . 

* في الحالات الطبيعية يتم التعامل مع البيانات والبيانات بصورة آلية إلكترونية من خلال التبطبيقات والبرامج المحددة لذلك ، دون أن يستلزم ذلك مشاركة الموظفين أو إطلاعهم على تلك البيانات . 

* وفي حالات استثنائية ( كالتتحقيقات والقضايا ) قد يطلع عليها موظفو الجهات الرقابية أو من يلزم إطلاعه على ذلك خضوعاً لأحكام القانون وأوامر الجهات القضائية .    

* تنطبق سياسة الخصوصية على كافة الخدمات والتعاملات التي يتم إجراؤها في الموقع إلا في الحالات التي يتم فيها النص على خدمات أو تعاملات ذات خصوصية فإنه يكون لها سياسة خصوصية منفصلة وغير مدمجة بسياسة الخصوصية هذه . 

* على الرغم من ذلك يحتوي الموقع على روابط لمواقع إلكترونية أخرى تقع خارج سيطرتنا ولا تغطيها سياسة الخصوصية هذه ، في حال قمت بالوصول إلى مواقع أخرى من خلال استخدام الروابط المتاحة على موقعنا فإنك ستخضع لسياسة الخصوصية المتعلقة بهذه المواقع والتي قد تختلف عن سياسة الموقع مما يتطلب منك قراءة سياسة الخصوصية المتعلقة بتلك المواقع . 

* هذه البوابة قد تحتوي على روابط إلكترونية لمواقع أو بوابات قد تستخدم طرقاً لحماية البيانات وخصوصياتها تختلف عن الطرق المستخدمة لدينا ونحن غير مسئولين عن محتويات وطرق خصوصيات المواقع الأخرى التي لا تقع تحت استضافة موقع الوزارة وتتولى جهاتها مسئولية حمايتها ، وننصحك بالرجوع إلى إشعارات الخصوصية الخاصة بتلك المواقع . 

* في كل الأحوال لن نقوم بالبيع أو التأجير أو المتاجرة ببياناتك أو بياناتك لمصلحة أي طرف ثالث خارج هذا الموقع . وسنحافظ على كافة الأوراق على خصوصية كافة بياناتك الشخصية التي نتحصل عليها وسريتها . 

* نطراً للتطور الهائل في مجال التقنية ، والتغير في نطاق القوانين المتعلقة بالمجال الإلكتروني فالموقع يحتفظ بالحق في تعديل بنود سياسة الخصوصية هذه وشروطها في أي وقت يراه مناسباً ويتم تنفيذ التعديلات على هذه الصفحة ويتم إخطاركم في حالة إجراء أية تعديلات ذات تأثير . 

* للحفاظ على بياناتك الشخصية يتم تأمين التخزين الإلكتروني والبيانات الشخصية المرسلة باستخدام التقنيات الأمنية المناسبة . 

* يمكنك الاتصال بنا دائماً للإجابة عن استفساراتك بخصوص هذه السياسة من خلال مراسلتنا على إيميل الجمعية

h-f-s2010@hotmail.com     

رابعاً : سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها : ـ 

إدارة الوثائق : ـ 

الجمعية تحتفظ بجميع الوثائق في مركز إدارة الجمعية التنفيذي وتشمل الآتي : ـ 

* اللائحة الأساسية للجمعية .  ( حفظ دائم ) 

* سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية وتاريخ انضمامه للعضوية .  ( حفظ دائم ) . 

* سجل العضوية في مجلس الإدارة موضحاً به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة اكتسابها ( بالانتخاب ـ التزكية ) وتاريخ الانتهاء والسبب .  ( لمدة 10 سنوات ) . 

* سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة .  ( لمدة 10 سنوات ) 

* السجلات المالية والبنكية .  ( لمدة 4 سنوات ) . 

* سجل الممتلكات والأصول . ( لمدة 10 سنوات ) . 

* ملفات حفظ كافة الفواتير والإيصالات .  ( لمدة 4 سنوات ) 

* سجل الصادر والوارد ( المكاتبات والرسائل ) . ( لمدة 4 سنوات ) . 

* سجل التبرعات . ( لمدة 4 سنوات ) . 

هذه السجلات تحفظ في إدارة الجمعية لدى المدير العام ومحاسب الجمعية .    

إتلاف الوثائق : 

** يتم التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها ويوكل ذلك للمدير العام . 

** تصدر مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المدير العام ومجلس الإدارة . 

** بعد المراجعة واعتماد الإتلاف تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق . 

** يتم عمل محضرا رسميا بالإتلاف ويحتفظ به في الأرشيف مع عمل نسخ للمسئولين المعنيين .                                                                                                                                                                                                                                                                   

 

 

 

 

 

 

شركاؤنا